英語のメールのやりとり大変です。 英語の内容がサラッと読んでもわからないし、 時差があるのでやりとり時間がかかるし 勘違いが無いかも不安だし。 苦手な英語メールの対応について効果があった経験をシェアします。 こんな感じで対応していたら、英語が苦手でも、ぐちゃぐちゃの英語でも、 価値あるサラリーマンとの評価をもらえました。 そして英語もテキトーでもなんとかなるなとの自信もゲットです。 ＜やったことは＞ １．勤務時間外もメールチェック ２．チェックするメールは自分宛てに限定 ３．返信は急ぐ意味があるものだけ ４．時間外に勤務した時間は自分で取り戻す 勤務時間外もメールチェック 英語が苦手だからこそ時間外も自分宛のメールは確認して、重要案件だけには返信してました。 外資系で働くとヨーロッパなら８時間、アメリカなら12時間の時差。 日本の勤務時間外にメールのやり取りする義務はないけれどメールをチェックしました。 朝でも夜でも日曜でもメールをチェックです。 一番の目的は情報を早くキャッチしておくこと 英語が苦手だからこそ、情報は早めにキャッチしておいて対応を考える時間を長くすること重要。 次に、時差を関係なく返信することで業務を早く進めて対応が早い人のイメージを作る。 時差を気にしないとメールのやり取りが一日に一回になり時間がかかりすぎる。 時差を気にせず対応することで相手に感謝されて仕事が早くデキる人に見られました。 仕事に早く対応してくれるイメージができると、英語が稚拙でも相手も納得します。 言葉よりも仕事を早めることが業務上では最重要。 ＊後で書きますが時間外メールの対応は「急ぎで、効果のある」ものだけです。 チェックするメールは自分宛てに限定 チェックするメールは自分宛てだけにしておきます！ 写しメールをだらだらと見ていたら時間がいくら合っても足りません。 まず、スマホでメールをチェックできる環境を作りました。 時間外にパソコンをわざわざ開いてメールチェックするのは愚の骨頂です。 片手間にチェックできるように。 返信時は情報の確認などパソコンが必要であれば開きます。 次にメーラーの自動振り分け設定 メーラの受信トレイには自分宛てしか残らないように自動振り分け設定。 アウトルックの場合は「仕分けルール」を設定して、 自分が宛に入っていないメールは自動でアーカイブなどの別のフォルダに移動。 受信トレイには自分宛てのメールのみが残ることになります。 写しのメールは勤務時間中に２－３回に分けてざっと見ます。 たまに写しの人間に向けて要件を書く人がいますが、 メールのルールを分かっていない人なので遅い対応でオッケーです。 返信は急ぐ意味があるものだけ 自分宛てに来たメールだからと全部に返信はしません。 勤務時間外に返信することで効果があるものだけです。 緊急性や効果の低いものは勤務時間まで待てばよい。 重要なものに絞って対応することが大事。 せいぜい、一週間に１－２通の対応です。 重要なことだけは返事が早いとイメージを作ること。 なんでも早いと、ただのいつでも仕事してくれる都合のいい人になるだけ。 悪い例として、時差を理解していない人がアメリカにいました。 メールを夜に返信して眠りについたら、朝の3時に電話が突然かかってきたのです。 時差を理解せずにかけてきたのです。 こちらは夜中だと伝えて明日連絡すると言って寝なおしました。 この人は相手の状況を鑑みる能力が低い。 ビジネスのパートナーとしてはふさわしくないので勤務時間以外の対応は敢て止めました。 勤務時間内もできるだけ業務で関わらないようにしました。 相手を鑑みる能力が低い人はトラブルしか持ってこないので遠ざけたほうがよいです。 ＊この事件のあとはスマホのナイトモードを活用して、何度もかけ直してこない限り夜中は音がならないように設定してます（笑） 時間外に勤務した時間は自分で取り戻す 勤務時間以外のメールチェックは働く時間が単純に増えます。 残業が付く契約だとしても、夜にメールのやり取りをしたからと残業代は出してくれません。 そして家族との時間にメールをすることで家族に嫌がられます。 対応方法は家族に対しては、 時間外も仕事をするのが外資であると事前に説明しておくことが最重要。 家でメールをするときは仕方がなくやっているのではなく、 やりたくてやっている雰囲気をだし、仕事を楽しんでいることをアピール。 休むときは休みます。 日本企業では難しい長期休暇も外資系なら２週間とれます。 会社に対しては 残業時間代を要求することを考えるより、 会社の時間を自分のために使えばよし。 同様の発想で、会社の時間に自分のメールもチェック、 役所などやらなければいけないことも会社の勤務時間中にする。 個人の仕事、会社の仕事と、はっきりと分けないようにして両方を混ぜる感じです。 牢屋にいる気分がなくなった 時間外メールチャックの効果は、 会社が牢屋と感じていたことを解消してくれました。 全ての時間は自分で調整するという意識が生まれて 閉じ込められているのではなく、自分自信が決めていると脳が認識し 牢屋にいる気分ではなくなります。 仕事とプライベートは混ぜましょう！ おわりに 英語ができないからこそ、外資系の会社内でサバイブするには他人と少し違った行動をする必要がありました。 メールを厳選してからチェックし返信することで、最低限の時間を使い最大限の効果を出せました。 時間外の最低限のメールチェックと返信、是非試してみてください。 効果があればシェアやコメント頂けると嬉しいです。 ＜まとめ＞ １．勤務時間外もメールチェック ２．チェックするメールは自分宛てに限定 ３．返信は急ぐ意味があるものだけ ４．時間外に勤務した時間は自分で取り戻す
