怒りに任せてメールを送った！ やばい・・・ どうしよう・・・・ こんなシチュエーションありませんか？ 解決方法は、 パソコンのメールクライアントソフトで、 二段階でメール送信が行われるように設定することです。 Outlookの場合は「送受信」ボタンを押すまでメールを送信しない設定。 外資系で怒りのメールを送ってしまう機会が増えた 私は外資系で外国の人と働くようになって、 怒りのメールを突発的に送ってしまうことが多くなりました。 ビジネスは電話を使わずに殆どメールでやり取り、 理由は英語で電話できないことが理由。 日本語ならやり取りに混乱がで始まると、 電話で真意を聞くなどをしますが、 英語ではメールだけで突き進んでいくことがほとんど。 電話をしない理由は、 英語が聞き取れないことが一番の理由ですが、 それ以外にも、 時差の関係で勤務時間が合わない、 相手に一度もあったことがない、 などの理由も追加されます。 怒りでメールを出してしまった体験 私の例です。 相手のメールが仕事を丸投げしてくる内容で、 怒りで瞬間的に反発するメールを出しました。 これまで自分の仕事でもないことに時間をサポートしてあげたのに、 解決方法を作ってあげた後に、 相手が完全にこちらに丸投げしようとしたから。 忙しい時間を割いて手伝ったのに、 最後にこれかよ！？と怒ったのです。 怒りのメールをぐちゃぐちゃな英語で殴り書き、 当然、見直しもせず、 たぶん1分もかけずに書いて、「送信」 腹が立つので、 デスクを離れて外を散歩、 頭の中は作業の内容とやり取りがぐるぐる あっ、、 解決策があった、 違う方向で進める方向が頭に浮かぶ、 しまった、さっきのメールを送らなければよかった。 デスクに戻り、 失敗したなあと思いながら、 メールを送った相手とチャットすることに、 メールで怒りを送ってしまったので。 チャットで問題を解決して、 相手にボールも返して、 すっきり、 でも、相手が私の怒りメールを内容をまだ読んでいないかの対応だった。 まだメール見てなかったんだなあ、 相手は今からあのメールを見るのか、また嫌われるなあ。 まとめて解決のメールを相手に書いて出そうとすると、 送信待ちボックスに先程のメールが残っている！！ ヒャア、なんで？ と、一瞬驚いた後に、 二段階で出すように設定していることを思い出しました。 自分自身を褒めたい！ 素晴らしいシステム。 メール送信ボタンを押した後に、 もうワンステップ「送受信」ボタンを押さないと送信されないようにしていたのです。 感情的にせわしく作業していたので自分自身でも設定を忘れていました。 メールを2段階で送信する方法 私はパソコン版のOutlookを使ってます。 初期設定ではメールの送信ボタンを押すと即送信されます。 しかし、設定を「《送受信》ボタンを押した時に送信」にすると、 メールはいったん「送信Box」に入り保管され、 送受信ボタンを押すまで送信されません。 この設定にすることで二度手間を作るのです。 冷静な時はメールを作り、送受信ボタンを押します。問題なし。 感情的な時は脳がせっかちになり、2ステップ目を忘れます。 だから、メールが送られずにセーフ！ この設定のデメリットとして、 通常のメールも送信忘れしてしまうことがありますが、 Outlookの場合はアプリを閉じるときに、 未送信のメールが在りますと警告がでるので忘れに気が付けます。 怒りのメールをすぐに送信しないまとめ 感情的になっての怒りのメールは不要なトラブルを起こします。 でも、自分自身でも止められないから感情的なメールなのです。 だから、メールアプリの設定で対策して防止しましょう。 Webメールの場合は残念ながら二段階の機能を見たことはありません。 だから、会社ではパソコンのメーラーアプリでメール作成しましょう。 ただ、 ビジネス英語のサバイバル的には、 どんどんやり取りをしてしまえば良いという点もあるので、 仮に感情的に怒りのメールを送ってしまっても構いません。 あえて、怒っている風のメールを出すことも、 ビジネス英語のサバイバル的には重要です。 怒りを見せないと動かない残念な人もいますから。 感情的になってしまったことで縁がなくなる程度なら、 その程度の縁です。 メールは電話に比べてビジネス英語のサバイバルには便利ですが、 チャットや電話も並行して使うとより良いです。 英語が聞き取れない私はテキスト「チャット」が普及してほしい。 リアルタイムだけど考える時間があり、 文字なので理解が間違いなく、 やり取りが一番うまくいきます。
