英語が苦手だとE-mailを書くときにも躊躇します。
- 書き出しはどうしよう?
- 英語のメールのフォーマットは?
- 文法は正しいか?
躊躇してメールを出すタイミングが遅れます。
大丈夫、気にしなくて良いですよ!
英語のビジネスメールは
シンプルに要望を書いて出しましょう!
Table of Contents
英文メールの書き方が気になる理由は?
日本語の会社同士のメールには暗黙のルールがあります。
会社に入社してメールの書き方を学びます
(株)と略してはいけない、
相手の肩書の書き方
様、殿、御中の使い分け
お世話になっていますと書く、
メールの閉めかた
「記」を使う場合のまとめ方
もちろん、英語のメールにも同じようなルールはあります。
正式に書くときは丁寧に書く必要あります。
しかし、業務レベルではシンプルに要件を伝えれば問題なし。
むしろ、シンプルでないと読まれる可能性が減る。
英文メールのタイトルの書き方
メールのタイトルは案件+内容+コード
(例)
”Subject: Vakio250 button scratch VAK00015 PB2019025”
Vakio250 は商品の型番や名前
button scratch は起きた問題
VAK00015 はシリアル番号
PB2019025 は社内で採番した案件番号
タイトルには、何が、どうした、にプラスしてシリアル番号やコード番号を書く
1.ひと目で案件の区別がつくことが重要
2.検索する時にシリアルやコードがあればビシッと見つかります。
英文メールの書き出し
英文のメールの書き出しは2行だけ。
相手の名前、要望を完結に書きます。
"Hello Chris,
Please let me provide the repair procedure of the Vakio250 button by today."
以上です。
お世話になっています、お元気ですか、は不要です。
動いてほしいことを簡潔に書き出しに書く!
2行に収める理由はスマホでメールを見てください。
受信ボックスに送信者、タイトル、最初の1-2行が表示されてます。
メールを開ける前に要望が分かるようにすることが最重要です。
挨拶を入れたいなら要件のあと。
英文メールで詳細を説明
要望を書いたあとには理由を書きます。
相手が要望の一文で
”なぜ動かなければならないのか?”
を理解してくれなかったときのため。
挨拶を入れたいならここに。
(例)
"I appreciate your support every day.
I need the repair instruction
- for visiting customer next week.
- to explain to customer
- to train the field staff
Please let me provide by Friday.
This is the reason of asking. you."
内容は文章ではなく箇条書きで書いてくと書きやすいし伝わりやすい。
英語が苦手な人が長文を書くと文法の間違いから、
主語と述語のつながりが分かりにくく誤解を生みやすい。
上記の英語も文章にしてしまうと誰が誰にがゴチャゴチャになり
勘違いされる可能性があります。
英文メールの終わり方
自分の名前を書いて連絡先を書くことが重要。
もし、連絡を向こうが急ぎで取りたくなった時にアドレス帳で探させない。
(例)
"Shinji
+81-90-4554-3211"
電話番号に(0)は書かない、相手がそのままダイヤルすれば良い番号で書く。
念の為、電話番号の頭の”+”は外国の意味、”81”は日本の国番号。
気が向いたら
Kind regards, Thank you in advance, Many thanks
など入れても良いですが必須ではない。
英文メールで注意すること
冒頭にお礼を書くことで
英文メールで勘違いされたことがあります。
返信のメールで書き出しにお礼の意味で、
”Thank you for providing the information”
と書きました。
言いたいことは、「情報を提供してくれてありがとう」。
相手からは、I already provided the info. と嫌な感じのメール返信が。
Thank you for は文法的にはお礼に使えますが、
動詞で始まっているので依頼の意味にも取れます。
相手が理解したのは、
「(未来に)やってくれることに感謝します」
というニュアンスです。
「やってくれと」回答を既にしたのに再要望されたととられた。
メールの文頭に書くと要望と取られやすい例でした。
お礼を冒頭に書くなら、”I appreciate providing the info.”と書くと理解してくれます。
冒頭に質問を書く英文ビジネスメールに慣れている相手
にメールの開始にどうしてもお礼を書くときは
お礼と明確に判断できるように書くことが大事!
英文メールは自動翻訳でも良い
英語が苦手で、もういやだと感じているなら、
インターネットの自動翻訳で日本語を丸ごと翻訳して出してしまうのも手です。
英語でビジネスを止めるより、先ず連絡してビジネスを進めましょう。
まとめ
英文メールは英語が苦手だと躊躇します。
しかし、目的はビジネスなので、要件を送りましょう。
やり取りをして目的を達成することが重要。
「要望をメールの最初に簡潔に書く」に注意すれば大丈夫です。