外資系で働いていてメールに答えない人に答えさせる方法。
外国の本社や支社とメールをやり取りしていると、返事が返って来ないことがよくあります。
ほんとに、分からなくても一時的に回答してくるとか有りません。簡単にスルーされます。
理由は、
- 回答して欲しいと伝わっていない
- 相手が自分が担当でないからスルーしてる
- 良く知らない人からなのでスルー
時差や言葉の壁もあります。
そもそも、人によります。
分からなくても、誰かに聞けば良いという人。または自分じゃないと言ってくる人。
完全に無視する人。様々な人がいます。共通しているのはスルーされること。
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メールに返信させる対策
対策は
直接一言言う。
- チャットを入れる、直接促進
- チャットに答えない人は、電話する
コレはめんどくさいですが効果あります。
それでも答えない人には
- 自分の上司を写しのトップに入れる
コレはどうしても返信が貰えない時に上司を使う前フリです。 - 相手の上司を写に入れる
コレは嫌がる人が多くて効果あります。
ここまでやってもダメなら
- 相手の上司にメールで相談する。回答が欲しいんだけど協力してくれないかと。
- 自分の上司にメールしてもらう。相手に私だけだけでなくチームとして回答が必要と認識してもらうために。
返信しない相手の逃げのパターン
- 変な質問を返してくる。
取り敢えず系の人に多い。なぜ必要なのか？とか、必要な理由を教えてとか？が返ってくる。
引き伸ばし系で取り敢えず返したとしたい人。 - 期限を延ばすひと。
やらないんだけど、10日や2週間待ってと言う。
実際に関連部門に問い合わせている場合もあるが、放ったらかしにして相手が諦めることを待っている系が多い。
返信しない相手へのパターン
外資系で働くと、顔を合わせたことの無い本社や関連会社に問い合わせることも多いものです。
相手ができるだけ答えやすいように質問を作り、それでも通じない時は上司を使いましょう。
促進は私は3日から1週間程度でやってます。急ぎは3日後(中2日)、急がないなら1週間後の同じ日。
業務を達成することが目的なので、並行して違うヒトに聞く事もありますがマルチポストはバレます。
同じ問合せならどこかで繋がっているので、マルチポストが多いと他の人にも聞いてるだろうからとスルーされる確率が増えるのでご注意を。
逆の場合は？返信したくないメールの対応
私にも、同じように会ったこともコミニュケーションしたこともない人から突然の依頼がメールできます。
知っている人でも、コレは俺の仕事か？と考える事もありますね。
その時は返信するかどうかを考えてください。
- ほんとにやるべき？
- 他人の仕事ではないか？
- もそも答える必要あるのか？
必要ない、自分にリスクはないと判断したら返事をしない選択肢もありです。
おわりに
特に外資系では人間関係より業務が遂行できたか？を評価される傾向が私の経験した日系2社と外資系2社を比較すると感じ取れます。
日本人でもメールに返答しない人はいますが、外資系はより多いですね。
返信が来なくて業務が滞り困っているときにスマートにするのは難しいですが、だんだんと慣れてはきます。
そして、相手にリマインドしているうちに回答が必要なくなることもあります。
そんな時は自分のリマインドリストから外せばOKで、わざわざ要らなくなったとか相手に言う必要ありません。
本当に回答を探してくれていたら失礼ですが99%はやってませんから。